پیش فاکتور نقل قولی در قالب فاکتور است که ممکن است توسط خریدار برای درخواست مجوز واردات، قرارداد برای بازرسی قبل از حمل، گشایش اعتبار اسنادی یا ترتیب انتقال ارز مورد نیاز باشد.

پرو فرما ممکن است یک سند حمل و نقل مورد نیاز نباشد، اما می تواند اطلاعات دقیقی را که خریداران برای واردات قانونی محصول به آن نیاز دارند، ارائه دهد.

پیش فاکتورها اساساً حاوی اطلاعاتی مشابه با نقل قول رسمی هستند و در بسیاری از موارد می توانند به جای یک مورد استفاده شوند. این باید تا حد امکان اطلاعات بیشتری در مورد سفارش به خریدار بدهد تا ترتیبات به طور موثر انجام شود.

فاکتورها به خریدار و مقامات دولتی واردات مربوطه جزئیات محموله آتی را اطلاع می دهند. تغییرات نباید بدون رضایت خریدار انجام شود.

همانطور که ذکر شد، نکاتی که باید در پرو فرما لحاظ شوند عبارتند از:

نام و آدرس فروشنده
نام و آدرس خریدار
مرجع خریدار
موارد نقل شده
قیمت اقلام: به ازای هر واحد و کل تمدید شده
وزن و ابعاد محصولات ارائه شده
تخفیف در صورت وجود
شرایط فروش یا اینکوترم استفاده شده (شامل نقطه تحویل)
شرایط پرداخت
تاریخ حمل و نقل تخمینی
تاریخ اعتبار

قبل از بستن یک معامله، شرکت‌ها اغلب در مورد شرایط معامله مانند قیمت فروش، تخفیف‌ها و تاریخ تحویل مذاکره می‌کنند. هنگامی که این مذاکره به پایان رسید، تمرین خوبی برای کسب و کار است که یک پیش نویس اولیه از فاکتور را برای خریدار ارسال کند که محصولات قابل تحویل توافق شده را نشان دهد. این سند همچنین به عنوان یک قرارداد آزمایشی عمل می کند و به آن پیش فاکتور می گویند.

Pro forma یا پیش فاکتور، به این معنی که این فقط یک سند موقت است و در نهایت با یک سند رسمی پیگیری می شود. اگرچه پیش فاکتورها بسیار مورد استفاده قرار می گیرند، اما به راحتی می توان آنها را با فاکتورهای معمولی اشتباه گرفت. هدف این مقاله توضیح معنای پیش فاکتورها با استفاده از مثال ها، نشان دادن کاربرد آنها و ابهام زدایی از تفاوت های پیش فاکتور و فاکتور است.

پیش فاکتور چیست؟

پیش فاکتور یک فاکتور اولیه است که قبل از تایید فروش برای خریدار ارسال می شود. این فاکتور موارد قابل تحویل از انتهای فروشنده مانند کالا یا خدماتی که قرار است تحویل شود، قیمت آنها، اطلاعات حمل و نقل و تاریخ تحویل را برجسته می کند. پس از بررسی پیش فاکتور، خریدار به فروشنده چراغ سبز نشان می دهد. فروشنده اقدام به ارسال فاکتور فروش می کند و شروع به کار در قسمت معامله خود می کند - تولید محصولات یا ارائه خدمات.

پیش فاکتور چه زمانی صادر می شود؟

پیش فاکتور زمانی صادر می شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده است اما نمی تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا جزئیات نهایی معامله هنوز توسط خریدار تأیید نشده است. یک پیش فاکتور می تواند صادر شود تا خریدار بداند دقیقاً چه انتظاری از فروشنده دارد.
مورد استفاده پیش فاکتور:

فرض کنید یک سازنده قطعات کامپیوتری به نام گری کامپوننتز سفارش 1000 مانیتور کامپیوتر را دریافت کند. با دریافت سفارش، بدون هیچ مذاکره و تاییدی، گری کامپوننتز اقدام به تهیه مواد مانیتور کرده و ساخت آنها را آغاز می کند. در عرض یک ماه، ساخت کامل می شود و گری کامپوننتز فاکتوری را برای خریدار ارسال می کند. با نگاه کردن به فاکتور، خریدار ناراضی است زیرا:

آنها فکر می کنند که قیمت خیلی بالاست و می شد با آن مذاکره کرد

آنها تاریخ تحویل را زودتر می خواستند

آنها شرایط پرداخت طولانی تری می خواهند

گری کامپوننت هنوز هم می‌تواند با کاهش قیمت‌های خود، عجله در انجام ضرب‌الاجل‌ها، باطل کردن فاکتور قبلی و ایجاد یک فاکتور جدید که نیازهای خریدار را برآورده می‌کند، جبران کند، اما انجام تجارت به این روش آشفته و ناکارآمد است.

از طرف دیگر، فرض کنید که Gary Components یک پیش فاکتور ایجاد می کند که شامل قیمت نمایشگرهای رایانه، تاریخ تحویل و شرایط پرداخت است. اکنون خریدار فضایی برای مذاکره با فروشنده برای یافتن شرایط مورد توافق دارد. پس از موافقت، گری کامپوننتز پیش فاکتوری را به عنوان سند حسن نیت ارسال می کند و شروع به تولید نمایشگرهای کامپیوتر می کند. پس از اتمام ساخت، پیش فاکتور را می توان با استفاده از نرم افزار فاکتور یا ابزار حسابداری به فاکتور فروش تبدیل کرد.
چرا کسب و کارها از پیش فاکتورها استفاده می کنند؟

پیش فاکتور استفاده می شود:

برای اینکه خریدار بداند از تامین کننده چه انتظاری دارد و دعوت به مذاکره شود

برای نشان دادن تمایل تامین کننده برای ارائه کالاها و خدمات با قیمت مورد بحث، در تاریخ موعود

برای تصدبق خریدار و قصد پرداخت

برای ساده کردن فرآیند نقل قول به نقد

به عنوان یک پیشنهاد برای پروتکل های تایید خرید داخلی برای خریدار عمل کند

برای صرفه جویی در زمان و هزینه های پردازش

از سوی دیگر، پیش فاکتور یک توافق نامه قانونی نیست زیرا فقط یک پیش نویس است. پیش فاکتور نیز سندی برای درخواست پرداخت نیست.
فیلدهای پیش فاکتور:

برخلاف فاکتوری که دارای مجموعه‌ای از فیلدهای از پیش تعریف‌شده برای گنجاندن است، پیش فاکتور می‌تواند حاوی هر چیزی باشد که در زمان ایجاد آن مرتبط است. از نظر شکل ظاهری، تنها تفاوت پیش فاکتور با فاکتور فروش این است که شماره فاکتور برای فاکتور فروش اجباری است، در حالی که در پیش فاکتور بیشتر از شماره فاکتور اجتناب می شود.

با این حال، فیلدهای زیر معمولاً در پیش فاکتور گنجانده می شوند:

عنوان سند "پروفورما فاکتور"

جزئیات خریدار مانند نام شرکت، آدرس صورتحساب و آدرس حمل و نقل

مشخصات فروشنده مانند نام و آدرس شرکت

شرایط پرداخت
تاریخ ایجاد فاکتور
تاریخ انقضای فاکتور
شرح کالا یا خدمات
قیمت کالاها و خدمات
تعداد کالاها و خدمات
تخفیف
مالیات
نحوه خرید طبق اینکوترمزEXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
دفعات PARTIAL SHIPMENT
نحوه پرداخت وجه کالا حواله،
بازرسی بین المللی کالا
تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص