1. در اسناد صادراتي، بارنامه به عنوان اصلي ترين و مهمترين مدرك مي باشد كه تمامي مدارك ديگر فقط بر اساس بارنامه تهيه و تنظيم مي گردد، لذا در زمان دستور حمل به كشتيراني بايد بسيار دقت نمود كه همه چيز دقيقا قيد شود، چرا كه پس از تاييد نهايي draft اوليه، كشتيراني اقدام به صدور بارنامه اصلي مي نمايد كه هر گونه تغيير و يا اصلاح مجدد، مستلزم پرداخت هزينه است. علاوه بر این بارنامه بايد دقيقا بر مبناي اظهارنامه صادراتي تهيه و تنظيم گردد كه در صورت بروز هرگونه خسارتي، شركتهاي بيمه حتما اظهارنامه صادراتي و بارنامه دريايي را خواسته و مقايسه حرفه اي مي نمايند كه هرگونه مغايرتي، ايجاد مشكل خواهد كرد.
2. اصل بارنامه در ٣ نسخه صادر مي گردد كه هر ٣ حكم واحد دارند ولي خريدار به هر ٣ نسخه جهت دريافت ترخيصيه نياز دارد، لذا در زمان ارسال براي خريدار ترجيحا در ٢ قسمت با پست سريع ارسال شود، تا ريسك مفقود شدن بارنامه در حداقل باشد. ؟؟؟؟
3. اين حقيقتي است كه دارنده ٣ نسخه اصل بارنامه مالك محموله است ولي در بسياري از كشورها، چون روسيه، امارات، برزيل، الجزاير، مراكش، سودان، اندونزي، جديدا مالزي و … شما حتي با در اختيار داشتن اصل بارنامه هاي صادراتي، در صورت بروز مشكل از طرف خريدار (عدم پرداخت يا عدم تحويل)، قدرت انتقال مالكيت يا فروش كالا به غير و يا حتي انتقال محموله به مبدأ و يا بنادر ديگر را بدون داشتن مجوز (رضايتنامه) خريدار اول كه نامش در Manifest كشتي آمده، نخواهيد داشت و اين يعني يك فاجعه كه مخاطرات بسياري به همراه دارد كه صد البته راهكارهايي عملياتي جهت عدم سوء استفاده خريداران خارجي وجود دارد.
4. بارنامه از بخشهاي مهمي تشكيل شده كه مهمترين آنها:
الف: Shipper در بارنامه، صاحب اصلی کالا است که نامش در بارنامه می آید و مشتری باید پول را به حساب او واریز کند. به عنوان مثال هر شرکتی که صاحب آن متولد ایران نبوده و گذرنامه ایرانی هم نداشته باشد، می تواند صاحب این حساب باشد.
در بارنامه دریایی، زمانی که کالای شما حمل می شود و می خواهید بارنامه دریایی را صادر کنید، کشتیرانی ها می دانند که ما می توانیم فقط به نام Shipper خارجی بارنامه بگیریم. بعضی کشتیرانی ها عادت غلطی دارند که می گویند حتما باید نام شرکت ایرانی هم در بارنامه باشد که بهترین راه این است که از آن ها کانتینر نگیریم. شاید هزینه بالاتری بپردازیم اما از کشتیرانی ای کانتینر می گیریم که بتوانیم در قسمت shipper بارنامه، نام شرکت خارجی قید شود. هنگامی که بارنامه صادر می شود، Port of Loading آن ایران است و چاره ای نداریم اما می توانیم Switch BL بگیریم چراکه بعضی کشتیرانی ها هستند که امکانات ارائه switch BL با شماره کانتینر دیگری را دارند. کشتیرانی ای که هوشمند است و می خواهد به شما کمک کند می گوید که یک کانتینر از کلمبو می خواهد به پاراناگوئای برزیل برود و شما می توانید این کانتینر را برای خودتان قید کنید و برخی شرکت ها این کار را انجام می دهند چراکه می خواهند کار پیش برود. باید بدانیم که بارنامه Trace می شود و اگر خدایی ناکرده این بارنامه را تحویل بانک دادند، shipper آن که مشکلی ندارد، port of loading هم که switch BL شده، کالا هم که مشکلی ندارد چون اسمی از ایران نیامده و فقط در قسمتی که باید شماره کانتینر قید شود باید شماره یک کانتینر دیگر قید شود چراکه هر کسی می تواند یک کانتینر را Trace کند فقط کافی است کپی آن را ببیند تا بداند کانتینر از کجا به کجا رفته است.
ب: CONSIGNEE یا دريافت كننده كالا در مقصد: آن چه که در حمل دریایی ارزشمند است بارنامه است، در بارنامه، قسمت Consignee یا گیرنده کالا را بنویسید To order یعنی حامل، به این دلیل می نویسیم to order که کسی مالک کالا است که بارنامه دست آن است. درست است که شما یک شرکت خارجی را به عنوان shipper کالا معرفی کردید اما بارنامه دریایی در اختیار شما است و می توانید پشت بارنامه نام خود را بنویسید مانند چک سفید و حامل که همان شخصی که چک را پشت نویسی می کند مالک چک است.
ج: NOTIFY PARTY كه نام خريدار و يا حق العمل كار گمركي و يا لجستيك خريدار و در صادرات حرفه اي، نام معتمد شما در مقصد بايد قيد گردد.
5. اصولا ما بر مبنای بارنامه، اسناد صادر می کنیم چراکه شماره تریلی و شماره کانتینر و هر چیزی که در بارنامه آمده باید تصویرش در Commercial invoice باشد. shipper می شود شرکت خارجی طرف شما، Consignee یا گیرنده کالا ترجیحا to order، مگر آن که چاره ای نداشته باشید و مجبور باشید که نام Consignee را بنویسید که در این صورت باید به کشتیرانی بگویید بار فقط در مقابل سه نسخه اصل بارنامه Release می شود. در قسمت Notify party هم نام خریدار می آید. بارنامه ای که Shipper آن، شرکت خارجی طرف قرارداد با شما است و از طرف صرافی معتبر معرفی شده باید Commercial invoice و packing listرا صادر کند و در اصل شما در دفتر خودتان صادر می کنید.
6. یادتان باشد وقتی عددی را می نویسد مثلا در Invoice، سه تا حرف آخر را به هم بچسبانید و بدون فاصله بنویسید، ,oo که این دو حرف آخر O کوچک است نه عدد صفر.
7. براي تهيه اسناد صادراتي فقط كپي آن را به مسئول مربوطه بدهيد و نه اصل آن را تا ناخواسته، مفقود و يا مخدوش نگردد و يا خدايي ناكرده چاي يا قهوه روي آن نريزد.
8. در زمان انتخاب يك كشتيراني جهت بارگيري كانتينر شما، به يك نكته بسيار مهم عنايت ويژه نماييد، ترجيحا كشتيراني را انتخاب نماييد كه سرويس هاي گسترده تري داشته باشد و يا به عبارتي ترجيحا worldwide باشد، كه اگر به هر دليلي خريدار اصلي از تحويل كانتينر امتناع كرد، شما بتوانيد به بازارهاي ديگري در ٥ قاره پيشنهاد دهيد و با محدوديت بنادر و بازارهاي هدف مواجه نشويد.
9. در توضيح بارنامه جمله اي از طرف كشتيراني قيد شده به اين مضمون: Shipper count و يا به مدلي ديگر Particulars furnished by shipper اين بدين معنا است كه توضيحات كالا تماما توسط صاحب كالا تهيه و تنظيم شده و اين بر اين حقيقت استوار است كه كشتيراني هرگونه مسئوليت كمي و كيفي محموله را از خود صلب نموده و اظهار بي اطلاعي مي نمايد و علم به اين حقيقت بسيار مهم است.
10. يكي از انواع بارنامه ها كه در اروپا بسيار مورد استفاده قرار مي گيرد، راهنامه دریایی (Non Negotiable Sea Waybill) است، كه بعضي كشتيراني ها ترجيحا براي كالاهاي مرجوعي و يا ترانزيت و يا با علم اين كه اين كالا/كانتينر قرار است بنا بر درخواست فروشنده، به خريدار بدون ارائه اصل بارنامه توسط خريدار، Release تحويل و آزاد گردد، صادر مي شود و توجه به اين نكته بسيار مهم است كه اين نوع بارنامه قابل معامله نيست، بدين معنا كه بانك هرگز چنين بارنامه اي را به عنوان اسناد قابل معامله از شما قبول نكرده و خريدار هم به محض ديدن چنين بارنامه اي يقين حاصل مي كند كه اين محموله بدون ارائه اصل بارنامه هم به نام خريدار قابل آزادسازي است.
11. حتی اگر کالای خود را EX Work هم فروختید حق ندارید EX Work را در بارنامه ات اعلام کنی، حتما باید یک بندر خارجی را به عنوان CIF یا CFR اعلام کنید و بهتر است به عنوان CFR اعلام کنید تا بیمه از شما نخواهند.
12. Invoice صادر می شود، نام خارجی طرف صادرکننده نوشته می شود، حساب بانکی قید می شود برای گرفتن باقی پول. اگر پولتان را کامل گرفته اید فقط یک Invoice نهایی صادر می کنید و ارزش کالا را در آن ذکر می کنید، پیشنهاد موکد دارم ارزش خود کالا را از ارزش حمل دریایی جدا کنید یعنی اگر CIF یا DDU فروختید ولی خیلی از کشورها، Tax واردات را بر مبنای ارزش کالا تعریف می کنند نه بر مبنای کرایه حمل و این از نکاتی است که صادرکننده مجرب را از صادرکننده معمولی جدا می کند. حتما ارزش FOB کالای خودتان را مشخص کنید ولی FOB مرسین نه FOB بندرعباس و بنادر دیگر، FOB بندری که در آن Cross stopping اتفاق افتاده است؛ کرایه حمل را جدا می کنید و در نهایت Invoice خودتان را صادر می کنید.
13. در مواردی که مجبور هستید نام شرکت ایرانی را در مدارکی همچون بارنامه بیاورید، اسم شرکت ایرانی را به صورت مخفف بیاورید و اول نام شرکت خارجی را بیاورید By order یک نام نامفهوم تا آدرسی از ایران در قسمت Shipper نباشد. در قسمت Consignee، ترجیحا To order باشد اما اگر مجبور شدید نام خریدار خارجی را می آورید و در قسمت Notify party ترجیحا اسم خریدارتان را معرفی کنید. علاوه بر این در بارنامه، HS code کالایتان را حتما بنویسید که بسیار مهم است.
14. با دانش خود بر HS Code و روابط درستی که با گمرکات تعریف می کنید می توانید از هزینه های خود در صادرات بکاهید و خریدارتان هم نفع می برد و مالیات کمتری می پردازد.