اگر به تازگی وارد دنیای تجارت و صادرات شده‌اید، احتمالاً اصطلاح «پروفرما» یا «پیش فاکتور» به گوشتان خورده است. شاید در نگاه اول این کلمه کمی عجیب یا پیچیده به نظر برسد، اما نگران نباشید! در این راهنما به زبان ساده و با جزئیات کامل توضیح می‌دهیم که پروفرما چیست، چرا استفاده می‌شود و چگونه باید آن را تنظیم کنید.

پروفرما (Proforma) چیست؟

پروفرما که به آن پیش فاکتور نیز می‌گویند، سندی است که توسط فروشنده به خریدار صادر می‌شود و شرایط اولیه معامله را به صورت دقیق و واضح مشخص می‌کند. این سند شامل جزئیاتی مانند نوع کالا، مقدار، قیمت، شرایط پرداخت، شرایط تحویل و اعتبار زمانی است. توجه داشته باشید که پروفرما یک قرارداد قطعی یا سند مالی نهایی نیست، بلکه پیشنهادی رسمی است که به خریدار داده می‌شود.

چرا از پروفرما استفاده می‌کنیم؟

استفاده از پروفرما دلایل زیادی دارد. مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• تعیین شرایط معامله: پروفرما دقیقاً مشخص می‌کند که چه کالاهایی قرار است ارسال شوند و هزینه آن‌ها چقدر خواهد بود.
• اخذ مجوزهای قانونی و گمرکی: بسیاری از کشورها برای صدور مجوز واردات یا صادرات نیاز به پروفرما دارند.
• اعتبار اسنادی (LC): بانک‌ها برای افتتاح اعتبار اسنادی یا ال‌سی به این سند نیاز دارند.
• پیشگیری از سوءتفاهم‌ها: با استفاده از پروفرما، دو طرف به توافقات اولیه و جزئیات معامله می‌رسند و از اختلافات بعدی جلوگیری می‌کنند.

چه اطلاعاتی باید در پروفرما درج شود؟

یک پروفرمای استاندارد و کامل باید شامل اطلاعات زیر باشد:

• عنوان سند: Proforma Invoice یا پیش فاکتور
• مشخصات کامل فروشنده و خریدار (نام، آدرس، شماره تماس)
• تاریخ صدور و شماره پروفرما
• اعتبار و یا ولیدیشن پیش فاکتور
• شرح دقیق کالا (نوع، کیفیت، ابعاد، وزن)
• مقدار و تعداد کالاها
• قیمت واحد و قیمت کل
• شرایط پرداخت (پرداخت نقدی، اعتباری، انتقال بانکی)
• نوع ارز مورد معامله
• شرایط و نحوه ی تحویل
• اینکوترمز (EXW، FOB، CIF و...)
• اطلاعات بانکی دریافت کننده پول
• امضا و مهر فروشنده

نمونه‌ای از پروفرما:

برای درک بهتر، یک مثال ساده از پروفرما را در نظر بگیرید:

شرکت ABC از کشور ایران قصد صادرات 500 واحد فرش دستبافت به شرکت XYZ در کشور روسیه را دارد. فروشنده باید در پروفرما اطلاعات کاملی شامل قیمت هر فرش، شرایط تحویل (مثلاً FOB بندرعباس)، مدت اعتبار سند (معمولاً 30 روز)، نوع پرداخت (مثلاً پرداخت 50٪ در هنگام سفارش و 50٪ پیش از تحویل) را ذکر کند.

تفاوت پروفرما با فاکتور نهایی (Commercial Invoice):

شاید این سؤال برای شما پیش آمده باشد که تفاوت پروفرما با فاکتور تجاری نهایی چیست؟ فاکتور نهایی سند رسمی معامله است و زمانی صادر می‌شود که معامله قطعی شده و کالا ارسال شده باشد. اما پروفرما تنها یک پیش‌نویس یا پیشنهاد است و هیچ‌گونه الزام مالی قانونی ایجاد نمی‌کند.

مدت اعتبار پروفرما:

مدت اعتبار پروفرما معمولاً توسط فروشنده تعیین می‌شود و نشان‌دهنده بازه زمانی است که فروشنده ملزم به رعایت شرایط ارائه‌شده در پروفرما است. این مدت معمولاً بین 7 تا 60 روز است. پس از پایان اعتبار پروفرما، فروشنده می‌تواند شرایط یا قیمت‌ها را تغییر دهد.

مزایای استفاده از پروفرما:

استفاده از پروفرما مزایای بسیاری دارد، از جمله:

• اطمینان و شفافیت بیشتر در معاملات
• سهولت در اخذ مجوزهای واردات و صادرات
• کاهش ریسک سوءتفاهم و اختلاف
• کمک به مدیریت بهتر نقدینگی و برنامه‌ریزی مالی

اشتباهات رایج در تنظیم پروفرما:

برخی اشتباهات رایج هنگام تنظیم پروفرما که باید از آن‌ها اجتناب کنید عبارت‌اند از:

• ذکر نکردن تاریخ اعتبار دقیق
• ارائه اطلاعات ناقص در مورد کالا
• اشتباه در تعیین قیمت و نوع ارز
• عدم درج شرایط حمل‌ونقل و تحویل کالا

نحوه تنظیم پروفرما:

برای تنظیم پروفرما می‌توانید از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده کنید یا خودتان آن را به صورت دستی در نرم‌افزارهای آفیس مثل ورد یا اکسل ایجاد کنید. حتماً جزئیات کامل را وارد کنید و دقت کنید که تمام اطلاعات شفاف و قابل فهم باشند.

سخن پایانی:

استفاده از پروفرما برای تجارت بین‌الملل حیاتی و ضروری است. اگر تازه وارد این حوزه شده‌اید، با رعایت نکات ذکر شده در این راهنما می‌توانید معاملات بین‌المللی خود را به شکلی ساده و موفقیت‌آمیز پیش ببرید و همچنین توجه داشته باشید این اطلاعات صرفا راهنمایی (پیشنهاداتی) برای صدور پیش فاکتور هست و قطعا شما نیاز دارید بر اساس نیاز خود از راهنمایی فردی با تجربه در این زمینه بهره مند شوید تا دچار ضرر و زیان نشوید.